خرید

تدارکات و اهمیت آن

تدارکات، تأمین کالا و خدمات مورد نیاز یک مجموعه به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر آن سازمان می باشد و از اهمیت بسیاری برخوردار است.

برای توضیح اهمیت تدارکات می توان خانواده را که یک مجموعه کوچک است را مثال زد،در هر خانواده موفق مسئولیت خرید کالا و خدمات به حسابگرترین فرد واگذار می گردد تا با ارزیابی نیازها و بررسی بازار و انتخاب بهترین روش، خریدی موفق را انجام داده و خانواده را در رشد اقتصادی یاری نماید.

تدارکات در بنگاهای تولیدی و بازرگانی از اهمیت بیشتری برخوردار می باشد و هرچه تخصصی تر انجام پذیرد در ارتقاء راندمان آن سازمان موثرتر خواهد بود.

در سازمان های بزرگ تولیدی واحد مستقلی بنام تدارکات مسئولیت تآمین و تدارک کالا و خدمات را بر عهد ه دارد و مدیران موفق صنعت از تدارکات کارآمد بعنوان یکی از ابزارهای با اهمیت در دستیابی به اهدافشان یاد می نمایند و همواره سعی در تقویت تدارکات سازمان خود دارند.

اصول خرید موفق

فاکتورهای مهم در تأمین مطلوب کالا و خدمات شامل قیمت مناسب،کیفیت مطلوب و تحویل بموقع می باشد و در صورتی می توان گفت خریدی موفق است که این سه اصل در آن رعایت شده باشد.

همانطور که می دانیم کنترل بازار کالا و خدمات به عهده ادارات و سازمان های ذیربط است و هرچه این ادارت به وظایف خود بهتر عمل نمایند در وظیفه تدارکات تسهیل می گردد و در غیر این صورت فشار ناشی از کم کاری این ادارات به دوش واحد تدارکات خواهد بود، لذا در شرایط بازار فعلی تهیه کالا با قیمت مناسب و کیفیت واقعی یا به عبارتی خریدی که بتوان از آن دفاع نمود کاری بس دشوار است که مستلزم تلاش بسیار و تجربه کافی می باشد.

در بازار فعلی مهمترین عامل ها در تعیین قیمت کالا دو عامل عرضه و تقاضا بوده و هر گونه تغییر در این دو عامل اثر مستقیم در قیمت ها خواهد داشت لذا وظیفه واحد تدارکات که در جایگاه تقاضا قرار دارد و خصوصاً در سازمان های بزرگ تولیدی که از حجم انبوه درخواست کالا برخوردار هستند بسیار با اهمیت بوده و چگونگی ارجاع درخواست کالا به بازار می بایست با تکیه بر روش های صحیح تدارکاتی و در نظر گرفتن حساسیتهای بازار انجام پذیرد تا مانع از التهاب بازار آن کالا گردد.

کیفیت مورد نظر به این معنی است که کالا با کیفیتی که نظر متقاضی را تأمین می نماید تحویل داده شود و لزوماً نباید کالا با بهترین کیفیت تهیه گردد لذا واحد تدارکات می تواند با بررسی بازار و مشورت واحد فنی، کالایی را با قیمت مناسب و کیفیت کافی در اختیار واحد متقاضی قرار داده و در کاهش قیمت تمام شده محصول سازمان خود سهیم باشد.

تهیه کالا با قیمت و کیفیت مناسب در صورتی مطلوب است که کالا در زمان بموقع به متقاضی آن تحویل گردد لذا به منظور دستیابی به این مهم ضروریست در قراردادها و توافقات بعمل آمده با فروشندگان به زمان تحویل کالای درخواستی تأکید شده و با پیش بینی تأخیر احتمالی، ضررو زیان ناشی از عدم تحویل بموقع موضوع قرارداد، به طرف مقصر معامله منتقل گردد.

نقش واحد تدارکات در بحران های مالی

یکی از مشخصات تدارکات کارآمد اعتبار آن واحد در بازار می باشد و این اعتبار زمانی حاصل می گردد که واحد تدارکات کالای خود را از منابع معتبر تهیه نموده باشد و به تعهدات پرداخت خود نسبت به فروشندگان نیز بموقع عمل نماید و این اعتبار گرانبهاترین سرمایه برای یک بنگاه تولیدی و بازرگانی می باشد و در بحران های مالی می توان با توسل به خریدهای اعتباری مدیریت مجموعه را در عبور از این بحران ها یاری نمود.

مطالب فوق مروری کلی بر اهمیت وظیفه تدارکات بوده و چگونگی روش ها و رفتارهای تدارکاتی در مقالات تخصصی خرید که برخی از عنوان های آن در ذیل نامبرده شده ارائه می گردد:

ارزیابی آیین نامه معاملات و تأثیر آن در خرید روش های کنترل و مدیریت خرید ویژگی های یک کارشناس خرید موفق نقش اطلاعات فنی و حقوقی در خریدهای کلان مراحل یک خرید موفق روش های استعلام بها و نکات مهم آن.

در پایان یادآور می گردد معمولاً فروشندگان از کارشناسان خرید حرفه ای دل خوشی ندارند ولی برای آنها احترام زیادی قائلند چون وی را متخصصی توانمند و ماندگار در امر خرید می دانند و در برخی موارد فروشندگان نیز در خریدهایشان از این کارشناسان خرید یاری می جویند.

ارزیابی آیین نامه معاملات و تاثیر آن در خرید

آیین نامه معاملات شامل مجموعه دستورالعمل ها و روش هایی است که به منظور کنترل و بهینه نمودن معاملات یک سازمان تهیه شده و به تصویب مدیریت و اعضاء هیات مدیره آن سازمان رسیده باشد و کلیه معاملات مربوط می بایست با رعایت دستورات این آیین نامه انجام پذیرد.

بخشی از آیین نامه معاملات مربوط به خرید کالا و خدمات می باشد که اصطلاحاً آیین نامه خرید نامیده می شود و مخاطب اصلی آن واحد تدارکات می باشد.

آیین نامه خرید نقش بسیار مهمی را در عملکرد واحد تدارکالت ایفا می نماید و هرگونه ضعف و یا قوت در دستورات این آیین نامه اثر مستقیم بر راندمان تدارکات خواهد داشت.

آیین نامه خرید کارآمد می تواند به عنوان یکی از ابزارهای موثر مدیریتی در جهت ارتقای سازمان بکار گرفته شود و بالعکس در صورت ضعف در دستورالعمل ها، این آیین نامه نه تنها اثر مثبتی در بهینه سازی خرید نداشته بلکه تنها نقش بازدارنده را در فرآیند خرید خواهد داشت که همواره بخشی از پتانسیل تدارکات صرف عبور از این مانع غیر اصولی می گردد.

آیین نامه خرید می بایست بر اساس شرایط بازار، برنامه تولید، اهداف و توانمندی های آن سازمان تهیه و تنظیم گردد و در این صورت است که دستورالعمل های آن توانایی کنترل و هدایت مفید معاملات را خواهد داشت و در غیر اینصورت به علت عدم هماهنگی آیین نامه با واقعیت های موجود، کاربردی مطلوب نداشته و ضعیف می باشد لذا با توجه به تفاوت روش های مدیریت، اهداف و توانمندی های هر سازمان بایستی متن آیین نامه منحصر همان سازمان تهیه گردد و استفاده از آیین نامه سازمان های مشابه موجب چالش در مدیریت آن خواهد شد.

آیین نامه خرید می بایست متناسب با تغییر شرایط بازار و اهداف سازمان اصلاح گردیده و به روز نگه داشته شود تا همواره کیفیت مطلوب آن حفظ گردد.

در بسیاری از موارد مشاهده گردیده آیین نامه خرید به ذکر چند دستورالعمل کلیشه ای اکتفا نموده و مورد استفاده قرار می گیرد که به شرح چند مورد از آن می پردازیم:

تقسیم بندی خریدها به چند گروه خرد، عمده و کلان تعیین سقف تصویب هر گروه خرید برای مسئولین و مدیران به نسبت مبلغ آن تهیه سه استعلام بهاء کتبی جهت خریدهای عمده و آگهی مناقصه برای خریدهای کلان.

متأسفانه روش عبور از این دستورالعمل ها به علت کلیشه ای بودن آن سال هاست که شناخته شده و حتی در برخی موارد این روش ها توسط فروشنده ها به ماموران خرید پیشنهاد می گردد مانند تهیه سه استعلام بهاء توسط یک فروشنده و یا خرد نمودن خریدهای عمده با تفکیک به چند فاکتور به منظور اجتناب از تهیه استعلام بهاء کتبی و .......

به علت ضعف در این گونه آیین نامه ها همواره مدیران سازمان مربوطه نگران عدم انجام صحیح معاملات بوده و با ایجاد سیکل پیچیده اداری سعی در کنترل معاملات را دارند که اتخاذ چنین روشی موجب کندی در روند خریدها و ایجاد هزینه می گردد در حالی که اگر آیین نامه خرید با مطالعه کارشناسی و در نظر گرفتن واقعیت های بازار کالا، اهداف و توانمندی های سازمان تهیه گردد با کمترین نگرانی کنترل و هدایت معاملات به آیین نامه واگذار شده و بیشترین توجه مدیریت صرف بررسی مستمر شرایط روز بازار و هماهنگی آن با اهداف سازمان و به روز نمودن آیین نامه خرید خواهد بود.

به عنوان مثال چند مورد از دستورالعمل هایی که می تواند در تقویت و مفید واقع شدن یک آیین نامه خرید موثر باشد به شرح ذیل ذکر می گردد:

1-متمایز نمودن منابع خرید و تاکید به خرید از منابع معتبر:

همان گونه که در مقاله قبلی اشاره شد یکی از سرمایه های با ارزش هر بنگاه اقتصادی اعتبار آن سازمان در بازار بوده و در بحران های مالی می توان با توسل به خریدهای اعتباری مدیریت سازمان را در عبور از این بحران ها یاری نمود و این اعتبار با خرید از منابع معتبر و تسویه حساب به موقع با فروشندگان حاصل خواهد شد لذا پیشنهاد می گردد منابع خرید به سه گروه معتبر، غیر معتبر و متفرقه تقسیم گردیده و اسامی هر گروه با مشخصات کامل فروشندگان تهیه و در دستورالعمل خرید قرار گیرد.

منابع معتبر شامل فروشنده هایی می باشند که با عرضه مطلوب کالا یا خدمات دارای حسن سابقه در معاملات بوده و از توان مالی قابل قبولی نیز برخوردار باشند و منابع غیر معتبر فروشنده هایی می باشند که در معاملات انجام شده به تعهدات خود به خوبی عمل ننموده و در عرضه مطلوب کالا و خدمات موفق نبوده باشند و منابع متفرقه شامل فروشندگان جدید و یا خرده فروش خواهند بود.

شایسته است استعلام بهاء و خریدهای کلان از گروه منابع معتبر انجام پذیرد و از منابع متفرقه جهت خریدهای خرد استفاده شود که پس از تکرار معاملات پس از ارزیابی منابع جدید و احراز اعتبار این فروشندگان در گروه منابع معتبر و یا غیر معتبر قرار گیرند.

اتخاذ چنین روشی ضمن کسب اعتبار اثر مستقیم در بهبود روند معملات و رفتار فروشندگان با سازمان خواهد شد.

2-طبق طبقه بندی خریدهای بر مبنای تعداد یا مقدار مصرف کالای درخواستی در یک دوره زمانی: معمولاً در آیین نامه ها، خریدها به چند گروه خرد، عمده و کلان تقسیم شده و معیار تصویب خرید هر گروه بر مبنای مبلغ کل کالای درخواستی تعیین می گردد به طور مثال اگر 100 عدد پیچ برای واحد تولید درخواست شود و مبلغ کل آن کمتر از 2.000.000 ريال باشد در گروه خریدهای خرد قرار گرفته و تصویب مامور خرید برای انجام این معامله کافیست در حالی که اگر همان پیچ برای مصرف 6 ماه درخواست شود شاید مبلغ کل آن به گروه خریدهای عمده افزایش یافته و اهمیت این خرید به علت استمرار مصرف آن به مراتب بیش از خرید یک دستگاه لیفتراک می باشد که علیرغم قیمت گران شاید تا چند سال آینده خرید آن تکرار نشود لذا می توان با ذکر این دستورالعمل که تکرار خرید کالاهای مصرفی در خط تولید (با رعایت تاریخ انقضاء) در مدت شش ماه ممنوع می باشد موجب هماهنگی و برنامه ریزی بهینه واحدهای تولید، انبار و تدارکات گردیده و ضمن پیشگیری از خرد شدن خریدهای عمده جهت خرید کالاهای پرمصرف نیز برنامه ریزی بهتری اتخاذ گردد.

در این مقاله به نقش کلیدی آیین نامه خرید در معاملات اشاره گردید و توضیحات کامل در مورد چگونگی تنظیم آیین نامه خرید مستلزم بررسی و شناسایی اهداف و توانمندی های سازمان مربوطه خواهد بود.